Stappenplan offerte maken

Voordat u een offerte opstelt, moet u eerst duidelijk hebben wat de opdrachtgever wil. Breng de wensen zo goed mogelijk in kaart. Maakt u bijvoorbeeld een offerte voor het ontwerpen van een huisstijl? Vraag dan na welke onderdelen u moet ontwerpen. Logo, visitekaartjes en briefpapier of ook een website? Zo zorgt u ervoor dat uw offerte goed aansluit.

Beschrijf in uw offerte welke werkzaamheden u precies voor uw klant gaat doen. Of welke producten of diensten u gaat leveren. Vermeld ook de voorwaarden, zoals de planning en uw uurtarief.

Uw klant hoeft niet akkoord te gaan met een offerte. Het is een voorstel, nog geen opdracht. U kunt de inhoud van de offerte daarom voor het grootste deel naar eigen inzicht opstellen. Er zijn wel een aantal wettelijke eisen voor offertes. Zorg dat u deze punten verwerkt in uw offerte:

• uw bedrijfsgegevens
• de gegevens van uw klant
• de datum van uw offerte
• het offertenummer
• een samenvatting van de werkzaamheden
• uw tarief of projectprijs
• de geldigheidsduur van uw offerte
• het recht op een aanbetaling tot 50% van het totaalbedrag
• een verwijzing naar uw algemene voorwaarden

Naast de wettelijke voorschriften kunt u overwegen de volgende punten op te nemen in uw factuur:

• inkoopnummer
• contactpersoon
• verzoek om ontvangstbevestiging

Let er bij de opmaak van een offerte op dat u briefpapier gebruikt waarop uw adres, contact- en bankgegevens staan.

Algemene voorwaarden opstellen is niet verplicht, maar het is wel verstandig. In uw algemene voorwaarden maakt u de rechten en plichten van uw klant en u als leverancier duidelijk. Zoals afspraken over de betaaltermijn. Op die manier verkleint u uw financiële risico’s. En voorkomt u misverstanden of teleurstellingen.

Verstuur uw offerte per mail. Zorg ervoor dat u de prijsopgave in een pdf stuurt. Zo kunnen anderen geen aanpassingen doen zonder dat u dit weet en blijft de opmaak hetzelfde. In de mail zelf schrijft u een begeleidende tekst. Op het moment dat de opdrachtgever de offerte accepteert en ondertekent, is de offerte juridisch een bindend contract.