Stappenplan offerte maken
Een offerte is een voorstel aan een mogelijke klant. Hierin beschrijft u welke dienst of product u kunt leveren voor een bepaalde prijs. En welke voorwaarden daarbij gelden. Klanten vergelijken meestal offertes van meerdere aanbieders. Lees in deze 5 stappen hoe u een offerte maakt en waar u op moet letten.
Voordat u een offerte opstelt, moet u eerst duidelijk hebben wat de opdrachtgever wil. Breng de wensen zo goed mogelijk in kaart. Maakt u bijvoorbeeld een offerte voor het ontwerpen van een huisstijl? Vraag dan na welke onderdelen u moet ontwerpen. Logo, visitekaartjes en briefpapier of ook een website? Zo zorgt u ervoor dat uw offerte goed aansluit bij de wensen van uw klant.
Beschrijf in uw offerte welke werkzaamheden u precies voor uw klant gaat doen. Of welke producten of diensten u precies gaat leveren. Vermeld ook de voorwaarden, zoals de planning, levering en uw uurtarief.
Uw klant hoeft niet akkoord te gaan met een offerte. Het is een voorstel, nog geen opdracht. U kunt de inhoud van de offerte daarom voor een groot deel naar eigen inzicht opstellen. Er zijn wel een aantal wettelijke eisen voor offertes. Zorg dat u deze punten verwerkt in uw offerte:
- uw bedrijfsgegevens
- de gegevens van uw klant
- de datum van uw offerte
- het offertenummer
- een samenvatting van de werkzaamheden
- uw tarief of projectprijs
- de geldigheidsduur van uw offerte
- het recht op een aanbetaling tot 50% van het totaalbedrag
- een verwijzing naar uw algemene voorwaarden
Naast de wettelijke voorschriften kunt u overwegen de volgende punten op te nemen in uw factuur:
- inkoopnummer
- contactpersoon
- verzoek om ontvangstbevestiging
Let er bij de opmaak van een offerte op dat u briefpapier gebruikt waarop uw adres, contact- en bankgegevens staan.
Het is niet verplicht om algemene voorwaarden opstellen, maar het is wel verstandig. In uw algemene voorwaarden maakt u de rechten en plichten van u en uw klant duidelijk. Zoals afspraken over de betaaltermijn. Op die manier verkleint u uw financiële risico’s. En voorkomt u misverstanden of teleurstellingen.
Verstuur uw offerte per email. Zorg ervoor dat u de prijsopgave in een pdf stuurt. Zo kunnen anderen geen aanpassingen doen zonder dat u dit weet en blijft de opmaak hetzelfde. In de email zelf schrijft u een begeleidende tekst. Op het moment dat de opdrachtgever de offerte accepteert en ondertekend terugstuurt, is de offerte juridisch een bindend contract.