Stappenplan offerte maken
Een offerte is een voorstel aan een mogelijke klant. Hierin beschrijft u welke dienst of product u kunt leveren voor een bepaalde prijs. En welke voorwaarden daarbij gelden. Klanten vergelijken vaak offertes van meerdere aanbieders. Lees hoe u in 5 stappen een offerte maakt en waar u op moet letten.
Voordat u een offerte opstelt, moet u eerst goed weten wat de opdrachtgever wil. Maakt u bijvoorbeeld een offerte voor het ontwerpen van een huisstijl? Vraag dan na welke onderdelen u moet ontwerpen. Logo, visitekaartjes en briefpapier of ook een website? Zo zorgt u ervoor dat uw offerte goed aansluit bij de wensen van uw klant.
Beschrijf in uw offerte welke werkzaamheden u precies voor uw klant gaat doen. Of welke producten of diensten u precies gaat leveren. Vermeld ook de voorwaarden, zoals de planning, levering en uw uurtarief.
Hoe bepaalt u uw uurtarief?
Bepaal een uurtarief dat past bij uw kosten, ervaring en gewenste inkomen. Een te hoog uurtarief schrikt klanten af. Maar een te laag tarief levert misschien te weinig inkomen op. En doet geen recht aan uw kwaliteiten. Lees meer over uw uurtarief bepalen op kvk.nl.
Een offerte is een voorstel aan uw klant, nog geen opdracht. U bepaalt zelf hoe u een offerte opstelt. Leg wel duidelijk vast wat u aanbiedt en onder welke voorwaarden. Zo voorkomt u misverstanden. Neem bijvoorbeeld de volgende gegevens op in uw offerte:
- uw bedrijfsgegevens
- de gegevens van uw klant
- de datum van uw offerte
- het offertenummer
- een samenvatting van de werkzaamheden
- uw tarief of projectprijs
- de geldigheidsduur van uw offerte
- eventuele afspraken over een aanbetaling
- een verwijzing naar de algemene voorwaarden
Daarnaast kunt u overwegen de volgende punten op te nemen in uw offerte:
- inkoopnummer
- contactpersoon
- verzoek om ontvangstbevestiging
Het is niet verplicht om algemene voorwaarden op te stellen, maar het is wel verstandig. In uw algemene voorwaarden maakt u de rechten en plichten van u en uw klant duidelijk. Zoals afspraken over de betaaltermijn. Op die manier verkleint u financiële risico’s. En voorkomt u misverstanden of teleurstellingen. Stuurt u algemene voorwaarden mee met uw offerte? Verwijs daar dan duidelijk naar in de offerte zelf.
Door uw cookie-instellingen kunt u deze video niet bekijken. Wilt u toch kijken?of Bekijk deze video op YouTubeLees meer over ons cookiebeleidAanbetalingen product of dienst
Verkoopt u een product aan consumenten? Dan mag u maximaal 50% van het aankoopbedrag als aanbetaling vragen. Voor betalingen tussen bedrijven onderling geldt geen maximum. Leg afspraken over een aanbetaling duidelijk vast in uw offerte en algemene voorwaarden.
Verstuur uw offerte per e-mail. Zorg ervoor dat u de prijsopgave in een pdf stuurt. Zo kunnen anderen geen aanpassingen doen zonder dat u dit weet en blijft de opmaak hetzelfde. In de email zelf schrijft u een begeleidende tekst. Op het moment dat de opdrachtgever de offerte accepteert en ondertekend terugstuurt, is de offerte juridisch een bindend contract.
Benoem de algemene voorwaarden
Stuurt u algemene voorwaarden mee? Vermeld dan in uw offerte en in uw begeleidende bericht dat deze voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst. Zorg er ook voor dat u kunt aantonen dat uw klant de algemene voorwaarden heeft ontvangen.