Stappenplan offerte maken

Voordat u een offerte opstelt, moet u eerst goed weten wat de opdrachtgever wil. Maakt u bijvoorbeeld een offerte voor het ontwerpen van een huisstijl? Vraag dan na welke onderdelen u moet ontwerpen. Logo, visitekaartjes en briefpapier of ook een website? Zo zorgt u ervoor dat uw offerte goed aansluit bij de wensen van uw klant.

Beschrijf in uw offerte welke werkzaamheden u precies voor uw klant gaat doen. Of welke producten of diensten u precies gaat leveren. Vermeld ook de voorwaarden, zoals de planning, levering en uw uurtarief.

Een offerte is een voorstel aan uw klant, nog geen opdracht. U bepaalt zelf hoe u een offerte opstelt. Leg wel duidelijk vast wat u aanbiedt en onder welke voorwaarden. Zo voorkomt u misverstanden. Neem bijvoorbeeld de volgende gegevens op in uw offerte:

• uw bedrijfsgegevens
• de gegevens van uw klant
• de datum van uw offerte
• het offertenummer
• een samenvatting van de werkzaamheden
• uw tarief of projectprijs
• de geldigheidsduur van uw offerte
• eventuele afspraken over een aanbetaling
• een verwijzing naar de algemene voorwaarden

Daarnaast kunt u overwegen de volgende punten op te nemen in uw offerte:

• inkoopnummer
• contactpersoon
• verzoek om ontvangstbevestiging

Het is niet verplicht om algemene voorwaarden op te stellen, maar het is wel verstandig. In uw algemene voorwaarden maakt u de rechten en plichten van u en uw klant duidelijk. Zoals afspraken over de betaaltermijn. Op die manier verkleint u financiële risico’s. En voorkomt u misverstanden of teleurstellingen. Stuurt u algemene voorwaarden mee met uw offerte? Verwijs daar dan duidelijk naar in de offerte zelf.

Verstuur uw offerte per e-mail. Zorg ervoor dat u de prijsopgave in een pdf stuurt. Zo kunnen anderen geen aanpassingen doen zonder dat u dit weet en blijft de opmaak hetzelfde. In de email zelf schrijft u een begeleidende tekst. Op het moment dat de opdrachtgever de offerte accepteert en ondertekend terugstuurt, is de offerte juridisch een bindend contract.