Regels voor incassodienstverleners

Een incassobureau helpt bedrijven met klanten die hun facturen niet betalen. Heeft u een incassobureau of doet u incassowerk? Dan bent u incassodienstverlener en moet u zich aan bepaalde regels houden. Dit geldt ook voor uw werknemers.

Voor welk werk gelden de regels?

Deze regels gelden alleen voor buitengerechtelijk incassowerk. Dit is werk waarbij geen rechter betrokken is en geen dwangmiddelen gebruikt worden. Gerechtsdeurwaarders en incassoadvocaten moeten zich ook aan deze regels houden als ze buitengerechtelijk werk doen.

Kwaliteitseisen en gedragsregels voor incassodienstverleners

Incassodienstverleners moeten zich aan de kwaliteitseisen en gedragsregels voor incassodienstverlening houden. Bijvoorbeeld:

• eisen aan vakbekwaamheid
• hoe u een vordering moet opstellen
• bereikbaarheid voor en benadering van de schuldenaar
• kwaliteit van de administratie
• hoe u omgaat met klachten en geschillen

Iedere medewerker van een incassobureau moet een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) hebben. Deze mag niet ouder zijn dan 3 maanden vanaf de start van het werk.

Opleidingseisen voor incassodienstverleners

Leidinggevenden van een incassobureau en zelfstandig incassodienstverleners moeten een opleiding van minimaal niveau 4 van het Europees Kwalificatiekader (EKK) afronden. Medewerkers van incassobureaus moeten een opleiding van minimaal niveau 3 van het EKK afronden.

Let op: incassodienstverleners moeten sinds 1 april 2025 voldoen aan de opleidingseisen. .

Verplicht bijscholen

Als leidinggevende, zelfstandige of medewerker in de incassodienstverlening moet u elk jaar meedoen aan minimaal 1:

• bijscholingscursus om kennis en ervaring actueel te houden
• bijeenkomst over de maatschappelijke normen voor incassodienstverlening

Register incassodienstverlening

U moet zich registreren in het Register incassodienstverlening van Justis. Hiervoor heeft u onder meer een KvK-nummer en minimaal eHerkenning niveau H3 nodig. Ook moet u bewijzen dat u voldoet aan de wettelijke eisen.

De registratie is 1 jaar geldig, dus u moet u elk jaar opnieuw registreren. U betaalt registratiekosten voor elk incassobureau en voor elke eigenaar en bestuurder die u registreert. Ook betaalt u bij registratie en herregistratie een vergoeding voor toezicht en handhaving.

Alle incassobureaus in Nederland staan in het Register incassodienstverlening. Dit register is openbaar zodat iedereen kan controleren of een incassobureau erin staat. Gerechtsdeurwaarders en incassoadvocaten hoeven zich niet te registreren, omdat zij hun eigen registers hebben. Hun incassodiensten moeten wel aan de kwaliteitseisen voldoen.

Justis houdt via het register toezicht op incassobureaus en controleert of zij zich aan de regels houden.

Let op: Sinds 1 oktober 2026 hoeft iemand met een openstaande schuld geen incassokosten of rente te betalen als de incassodienstverlener niet geregistreerd is. De oorspronkelijke schuld moet wel worden betaald.

Zorgplicht voor incassodienstverleners

Als incassodienstverlener heeft u een zorgplicht:

• Al uw incassomedewerkers en leidinggevenden kennen de gedragsregels die gelden voor het uitvoeren van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden.
• U houdt minimaal 2 keer per jaar een bijeenkomst over de maatschappelijke normen voor incassodienstverlening. Al uw medewerkers en leidinggevenden moeten kunnen meedoen aan deze bijeenkomsten zodat zij aan de eisen blijven voldoen.

Administratie bijhouden

U moet een duidelijke administratie bijhouden van ieder dossier. In deze administratie zit:

• een overzicht van alle contactmomenten met de persoon of organisatie die een schuld heeft
• schriftelijk bewijs dat u heeft gereageerd op een meningsverschil over de schuld, geschreven door de persoon of organisatie die een schuld heeft

U moet de administratie minimaal 2 jaar bewaren nadat u een dossier sluit.