ISO en NEN-certificering voor uw bedrijf

Wat is ISO?

Een bedrijf met een ISO-certificering werkt volgens een ISO-norm. Deze norm, of standaard, is een richtlijn voor een bepaalde manier van werken. Bijvoorbeeld de manier waarop een product wordt gemaakt. Of het leveren van een dienst. De standaard legt vast welke stappen er moeten worden doorlopen. En wie in het bedrijf voor welke stap verantwoordelijk is.

Door te voldoen aan de standaard bewijst u dat het eindproduct veilig is. En van goede kwaliteit. The International Organization for Standardization (ISO) stelt de normen op. ISO is een wereldwijd erkende non-profitorganisatie.

NEN

Nederland heeft de Stichting Koninklijk Nederlands Normalisatie Instituut (NEN). Die ontwikkelt Nederlandse normen, houdt bij welke normen er zijn en welke bedrijven welke certificering hebben.

Er zijn in totaal zo’n 34.000 verschillende normen. Dit zijn wereldwijde, Europese (EU) en Nederlandse normen. De EU-normen beschrijven wat er nodig is om aan de technische regels van de EU-wetten te voldoen.

Lees meer over hoe standaarden worden opgesteld.

Normen voor verschillende doelen

Uw bedrijf kan een certificering krijgen voor verschillende doelen en op verschillende gebieden. Sommige zijn algemeen en te gebruiken voor elk bedrijf. Bijvoorbeeld managementsystemen. Andere normen gaan over vakgebieden, producten of bedrijfsprocessen. Zoals IT of transport.

Dit zijn de 3 meest gebruikte normen wereldwijd:

Betere bedrijfsvoering

U kunt uw bedrijfsvoering verbeteren door uw processen en werkwijzen met een norm te vergelijken. Zo kunt u efficiënter werken en kosten besparen. Als u de werkwijzen aanpast aan de norm en hiervoor een certificaat ontvangt, kunt u ook laten zien dat u efficiënt werkt.

Waarom certificering aanvragen?

Een bedrijf kan ISO- of NEN-certificering aanvragen om verschillende redenen. Certificering laat zien dat een bedrijf zijn best doet om de beste werkwijze te volgen. Daar wordt uw bedrijf ook efficiënter van. Dat kan zorgen voor lagere kosten. Ook kunt u zich onderscheiden van uw concurrenten en klanten aantrekken. Certificering is soms ook nodig om mee te doen aan internationale aanbestedingen.

Soms is certificering verplicht

Een ISO- of NEN-certificering is soms verplicht om bepaalde diensten of producten te mogen leveren. Bij aanbestedingen van de overheid is certificering vaak een voorwaarde. Daarnaast ziet de Rijksoverheid normen ook als hulpmiddel om aan wettelijke eisen te voldoen.

Er zijn in Nederland 2 mogelijkheden:

• De overheid heeft bepaald dat sommige ISO- en NEN-certificeringen verplicht zijn. Dit is zo als er maar één manier is waarop een product of dienst aan de wet kan voldoen. Bijvoorbeeld bij het maken van stopcontacten, speeltoestellen of medische hulpmiddelen.
• Sommige wetten verwijzen naar een norm. Dan is certificering niet verplicht, maar geldt de norm als richtlijn. Een bedrijf moet hiervoor de norm kunnen inzien. Dan kan het bedrijf de eigen manier van werken vergelijken met de eisen in de norm.

De teksten van deze normen zijn gratis te krijgen bij de NEN. Andere normen kunt u kopen op de website van NEN of ISO.

Hoe krijg ik certificering?

Voor het krijgen van een ISO- of NEN-certificering volgt u de volgende stappen:

1. Stel vast welke norm u nodig heeft voor uw bedrijfsprocessen en koop deze bij NEN of ISO.
2. Vergelijk uw werkwijze met de norm.
3. Pas uw werkwijze aan om aan de norm te voldoen. Bijvoorbeeld uw productieproces. Leg de nieuwe werkwijze ook vast op papier.
4. Informeer uw personeel over de nieuwe werkwijze. En werk ze in.
5. Organiseer een interne audit (controle). Zo controleert u of de organisatie de nieuwe processen toepast. En dus aan de norm voldoet.
6. Daarna vraagt u een externe audit aan. Een onafhankelijke certificeringsinstantie controleert of uw bedrijf voldoet aan de norm. De instantie kijkt welke processen zijn vastgelegd. En of de organisatie volgens die processen werkt.
7. Als uw bedrijf slaagt voor de audit, ontvangt u een ISO-certificaat.

U kunt de voorbereiding zelf doen. Maar dit kan veel tijd kosten. Een adviseur of een certificeringsbedrijf kan de voorbereiding ook voor u doen. U betaalt hier wel voor. Een certificeringsbedrijf voert de audit uit. Het certificaat wordt afgegeven als uw bedrijf voldoet aan de eisen.

Kosten

Het certificeringsproces en de voorbereiding kosten tijd en geld. De kosten hangen vooral af van de grootte van uw bedrijf. Hoeveel bedrijfsprocessen zijn er? Wat moet aangepast worden om aan de norm te voldoen? Hoeveel werknemers zijn hierbij betrokken en moeten getraind worden in de nieuwe werkwijze?

Een uitleg hoe u kunt voldoen aan een norm kost bij de NEN tussen € 20 en € 400. Ook rust er auteursrecht op normen. De externe audit en certificering kosten tussen de € 2.000 en € 4.000. U kunt een consultant of adviesbureau inhuren voor externe begeleiding. Deze rekenen vaak een bedrag per uur.

Het kan geld besparen als u meerdere offertes aanvraagt.

Geldigheid en vernieuwen van het certificaat

Een ISO- of NEN-certificaat is meestal 3 jaar geldig. Tijdens deze periode doet uw bedrijf tussendoor audits. Deze kunt u zelf uitvoeren of samen met een adviseur. Tijdens de audits wordt gecontroleerd of de werkprocessen nog steeds aan de normen voldoen. Na 3 jaar moet uw bedrijf het certificeringsproces opnieuw doorlopen om het certificaat te verlengen.