Aanbestedingsregels

Wilt u een opdracht voor de overheid doen? Dan moet u meedoen aan een aanbesteding. De overheid maakt de opdracht bekend en bedrijven die de opdracht willen, schrijven zich in op de aanbesteding. Overheden in de Europese Unie (EU) moeten zich houden aan de aanbestedingsregels. 

Voor welke opdrachten geldt een aanbesteding? 

Een overheidsorganisatie moet aanbesteden als ze leveringen, diensten en werken wil inkopen. Bijvoorbeeld:

• kantoorspullen, interieur, computers en smartphones (leveringen)
• beveiliging en schoonmaak (diensten) 
• wegen aanleggen of kantoren bouwen (werken) 

Wie moet aanbesteden? 

Overheden in de EU hebben een aanbestedingsplicht. Dit betekent dat zij moeten inkopen via een aanbesteding. In Nederland staat dit vastgelegd in de Aanbestedingswet 2012. De aanbestedingsplicht geldt voor: 

• Rijksoverheid (ministeries), gemeenten, provincies en waterschappen
• publiekrechtelijke instellingen (zoals universiteiten en scholen)
• bedrijven uit speciale sectoren, zoals drinkwaterbedrijven, energiebedrijven, de NS en Schiphol
• samenwerkingsverbanden van overheden of publiekrechtelijke instellingen 

Basisregels (beginselen) bij een aanbesteding 

De overheid moet zich bij een aanbesteding aan een aantal basisregels bij aanbesteding houden: 

• De overheid mag ondernemers niet anders behandelen op basis van hun vestigingsplaats (non-discriminatie). 
• De overheid moet bedrijven die meedoen aan een aanbesteding objectief en gelijk behandelen en iedereen moet dezelfde informatie krijgen over de opdracht en de aanbestedingsprocedure (gelijke behandeling).
• Het moet voor iedereen vooraf duidelijk zijn hoe de aanbestedingsprocedure verloopt en welke eisen er zijn (transparantie). 
• De eisen in een aanbesteding moeten in verhouding staan tot de soort en hoe groot de opdracht en de grootte (proportionaliteit). 

Meedoen aan een aanbesteding 

U kunt meedoen aan verschillende vormen van aanbestedingen. Een nationale openbare of onderhandse aanbesteding van opdrachten zijn aanbestedingen die onder een bepaald bedrag (drempelwaarde) blijven. Boven deze drempelwaarde valt de aanbesteding onder de Europese aanbestedingen. 

Er zijn verschillende Europese aanbestedingsprocedures. Bijvoorbeeld voor een opdracht voor een overheid in een ander EU-land. Of een opdracht in Nederland waar ook bedrijven uit de EU meedoen aan de aanbesteding. Bekijk het stappenplan meedoen aan een nationale of Europese aanbesteding om u voor te bereiden. 

Klacht over aanbesteding 

Vindt u dat een overheidsorganisatie zich niet aan de aanbestedingsregels houdt? Of vindt u dat u oneerlijk wordt behandeld? U kunt nog tijdens de aanbestedingen hierover een vraag stellen of een voorstel doen. De aanbestedende overheidsorganisatie moet hierop reageren in de Nota van Inlichtingen. Komt u er daarna niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de aanbestedende overheidsorganisatie. 

Bent u niet tevreden over de afhandeling van uw klacht? Dan kunt u een klacht indienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts (CvAE). Deze Commissie geeft onafhankelijk (niet-bindend) advies. 

Tegenwerking buiten de EU 

Doet u mee met een aanbesteding in een land buiten de EU (derde land) en krijgt u daar moeilijk toegang tot de aanbestedingsmarkt? Gelden er bijvoorbeeld regels waardoor u geen of weinig kans maakt om de opdracht te krijgen? U kunt dan een klacht indienen bij de Europese Commissie (EC) met het IPI-klachtenformulier. 

Als u een klacht indient, kan de Europese Commissie na onderzoek een maatregel opleggen tegen bepaalde ondernemingen uit dit land. Deze IPI-maatregelen staan in het Official Journal of the European Union. Europese aanbestedingen kunnen voor ondernemingen met een IPI-maatregel onaantrekkelijker worden, of zij kunnen worden uitgesloten. 

Buitenlandse overheidssubsidie melden 

Gaat u meedoen aan een grote Europese aanbesteding met een opdrachtwaarde van minstens € 250 miljoen? U moet bij de aanbestedende dienst melden of u en uw hoofdonderaannemers en hoofdleveranciers buitenlandse overheidssubsidie hebben gekregen in de afgelopen 3 jaar. U moet ook melden wanneer u de subsidie heeft gekregen, en hoeveel. De aanbestedende dienst moet deze melding doorsturen aan de Europese Commissie. De Europese Commissie kan onderzoeken of u zo oneerlijke voordelen heeft en daarmee de Europese interne markt verstoort (marktverstoring). 

Als er sprake is van marktverstoring, kan de Commissie de aanbestedende dienst verbieden om aan u de opdracht te geven.