Stappenplan administratie bijhouden

Alle gegevens over uw bedrijf horen bij uw administratie. Zowel op papier als digitaal. Bijvoorbeeld:

• kasadministratie (ook aantekeningen) en kassabonnen
• financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
• tussentijds gemaakte controleberekeningen
• ontvangen facturen en kopieën van facturen die u heeft verstuurd (controleer altijd of facturen voldoen aan de eisen)
• bankafschriften
• contracten, overeenkomsten en andere afspraken
• agenda's en afsprakenboeken
• correspondentie, zoals brieven en e-mails
• software en databestanden

U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. U kunt met de Belastingdienst afspraken maken over korter bewaren. Wat u in ieder geval 7 jaar moet bewaren is administratie over:

• debiteuren- en crediteuren: openstaande facturen van uw klanten en leveranciers
• in- en verkoop: alle inkoop- en verkoopfacturen
• grootboek: alle financiële transacties, zoals ontvangen betalingen
• voorraad: alle voorraden en de waarde hiervan (als u goederen inkoopt en verkoopt)
• kas: alle kassabonnen en kwitanties (ontvangstbewijzen) van producten die u contant gekocht of verkocht heeft

Deze gegevens moet u 10 jaar bewaren

Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren. Onroerende zaken zijn bijvoorbeeld uw bedrijfspand, opslag en grond.

Verkoopt u goederen of diensten in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen? En gebruikt u het éénloketsysteem (One Stop Shop)? Dan moet u de gegevens ook 10 jaar bewaren.

Spreek met de Belastingdienst af hoe u uw administratie bewaart: digitaal of op papier. En welke details hierin moeten staan (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa). Deze afspraken legt de Belastingdienst schriftelijk vast.

U kunt uw administratie ook bijhouden met een online boekhoudprogramma. Deze video laat de mogelijkheden en voordelen zien:

Een urenadministratie bijhouden is niet verplicht. Maar als u bijvoorbeeld de zelfstandigenaftrek of startersaftrek wilt gebruiken, dan moet u wel aan de Belastingdienst bewijzen dat u aan het urencriterium voldoet:

• U werkt per kalenderjaar 1.225 uur of meer aan uw bedrijf. Oók wanneer u in de loop van het jaar start of stopt met uw bedrijf.
• U werkt meer uren aan uw bedrijf dan aan ander werk. Bijvoorbeeld als u ook in loondienst werkt. Was u de laatste 5 jaar één of meer jaren geen ondernemer? Dan geldt deze voorwaarde niet.

U bent verplicht om te kiezen voor een accountant als u meer dan 50 werknemers heeft, € 15 miljoen omzet en € 7,5 miljoen balanstotaal. Is dat bij u niet het geval? Dan kunt u de administratie zelf bijhouden, of dit laten doen door een accountant of boekhouder.

Verschil accountant en boekhouder

Een accountant:

• is verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten
• valt onder het tuchtrecht
• moet voldoen aan opleidingseisen
• heeft leverings- en betalingsvoorwaarden

Kleinere mkb-bedrijven en zzp'ers kiezen vaak voor een boekhouder. Een boekhouder:

• is niet verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten
• bepaalt zelf of die alleen helpt bij de bedrijfsadministratie of ook advies geeft