Stappenplan subsidie aanvragen bij de overheid
Heeft u geld nodig om een idee uit te werken tot een project, dienst of product? Dan kunt u daar soms subsidie voor krijgen van de Nederlandse overheid of de EU. Dit stappenplan helpt u bij de voorbereiding en aanvraag van subsidie.
Maak meer kans met vernieuwende ideeën
De Nederlandse overheid en de EU bieden veel subsidies voor bedrijven. Zeker als uw producten of diensten passen bij onderwerpen die zij belangrijk vinden. Zoals duurzaamheid, innovatie of internationale samenwerking. U maakt ook meer kans als uw idee duidelijk vernieuwend is en bijdraagt aan maatschappelijke uitdagingen of economische groei.
Er zijn verschillende soorten subsidies en regelingen. Bekijk welke mogelijkheden er zijn in het overzicht van de meeste subsidies en regelingen voor ondernemers. Filter op onderwerp, regio of type regeling. Zo ziet u welke subsidie past bij uw projectidee.
Verdiep u in de subsidieregeling
Verzamel genoeg informatie over de subsidieregeling en bekijk goed aan welke voorwaarden u moet voldoen. U vindt veel uitleg op deze en andere websites, maar niet alle details. Praat daarom op tijd met de subsidieverstrekker. Dat is de organisatie die over de subsidie beslist. Onderzoek bijvoorbeeld of uw bedrijfsactiviteiten passen bij de subsidieregeling.
Soms krijgt u het geld pas nadat u het project heeft gedaan. U moet het project dan eerst zelf betalen (voorfinancieren). Dat betekent dat u misschien naar de bank moet voor een lening.
Voor de meeste subsidieregelingen bestaan speciale aanvraagdocumenten. Die kunt u downloaden via de website van de overheidsorganisatie die de subsidie regelt. Soms heeft u hiervoor een eHerkenningsmiddel nodig. Dat is een veilige manier om in te loggen bij de overheidsorganisatie.
Begin op tijd
Het aanvragen van een subsidie kan ingewikkeld zijn en veel tijd kosten. Neem daarom genoeg tijd voor het schrijven van uw aanvraag. Soms moet u een uitgebreid projectvoorstel maken. Daarnaast duurt het vaak een tijd voordat de overheid een beslissing neemt.
Nadat de overheidsorganisatie uw aanvraag heeft ontvangen, krijgt u meestal een bevestiging. Daarin staat hoelang het duurt (termijn) voor u reactie krijgt op uw aanvraag.
Als de overheidsorganisatie uw aanvraag heeft beoordeeld, dan krijgt u een positieve beschikking (besluit), een negatieve beschikking of een vragenbrief. Wat dat betekent, leest u hieronder.
Positieve beschikking: u krijgt subsidie
Hiermee laat de overheid u weten dat ze geld wil besteden aan uw plan. In de beschikking leest u bijvoorbeeld hoeveel geld u kunt uitgeven, wanneer dat kan en hoe u de kosten moet registreren. Ook staat in de beschikking hoe u het bedrag ontvangt. Voor sommige regelingen kunt u een voorschot aanvragen. U krijgt dan alvast een deel van het geld
Verleningsbeschikking: u krijgt subsidie achteraf
Krijgt u het geld pas na uw project? Dan krijgt u meestal een verleningsbeschikking. Hiermee kunt u laten zien dat u subsidie krijgt. Dat kan nodig zijn om een lening te krijgen bij een bank.
Negatieve beschikking: u krijgt geen subsidie
Hiermee laat de overheid u weten dat uw project niet of onvoldoende in de regeling past. Of dat er geen geld meer is voor de regeling.
U kunt laten weten dat u het niet eens bent met de afwijzing. Dit heet bezwaar maken. In de beschikking staat hoe en voor welke datum u dat moet doen. Doe dit alleen als u zeker weet dat u de overheid opnieuw kunt overtuigen. Anders is het zonde van de moeite.
Vragenbrief: de overheid heeft meer informatie nodig
Het kan zijn dat de overheidsorganisatie meer informatie nodig heeft om over uw aanvraag te beslissen. In een vragenbrief leest u welke extra informatie of uitleg u moet geven over uw project.
In de vragenbrief staat ook voor welke datum u moet reageren. Let op goed op die datum. Want als u te laat reageert krijgt u geen extra kans.
Omdat u geld krijgt van de overheid wil zij ook weten wat u met het geld doet. U moet daarom alle activiteiten en uitgaven registreren in een overzichtelijke projectadministratie. Vaak zijn er richtlijnen waaraan u moet voldoen. Houd u zich hieraan, want de overheid controleert dit. Bewaar al uw gegevens. Ook voordat u het project start. Zo voorkomt u onnodig zoekwerk.
Inkomstenbelasting en btw op uw subsidie
Subsidie telt ook als omzet van uw bedrijf en heeft daarom invloed op de hoogte van uw winst. Controleer goed hoe u de subsidie verwerkt in uw aangifte voor de inkomstenbelasting. Bij sommige subsidies moet u btw betalen. Controleer of dit bij uw subsidie ook zo is. Het is verstandig om advies te vragen aan uw boekhouder of accountant.
Ontvangt u de subsidie na uw project? Dan bepaalt de overheidsorganisatie het precieze subsidiebedrag via de einddeclaratie. Dat is een overzicht van alle kosten met het bewijs dat erbij hoort. Bijvoorbeeld facturen en bankafschriften.
Om een einddeclaratie te maken, moet u uw administratie dus goed op orde hebben.
U krijgt een brief waarin staat wat het definitieve subsidiebedrag is dat u ontvangt. Dat heet een vaststellingsbeschikking. De overheidsorganisatie gaat uit van uw einddeclaratie. Heeft u tijdens uw project al geld gekregen? En is dat bedrag hoger dan uw einddeclaratie? Dan moet u terugbetalen wat u te veel heeft gekregen.
Voordat u een vaststellingsbeschikking ontvangt, kan de overheid een monitorbezoek doen om uw projectadministratie te controleren. Soms krijgt u nog kritische vragen over uw project. Het is verstandig als u zich hierop voorbereidt.
Let op: ook ná de vaststellingsbeschikking kan de overheid uw projectadministratie en einddeclaratie controleren.
Vraag hulp aan een subsidie-adviseur
Een subsidieadviseur kan u helpen bij het vinden en het aanvragen van subsidies. Kies een adviseur die uw branche, vakgebied en regio goed kent. Spreek goed af wat deze adviseur voor u doet en wat u daarvoor moet betalen.
U betaalt gemiddeld 5% tot 15% van het bedrag van de subsidie aan een subsidie-adviseur. Meestal betaalt u de adviseur bij de goedkeuring van uw subsidieaanvraag en niet wanneer u de subsidie ontvangt. Dat betekent dat u de factuur van uw adviseur eerst moet betalen.
Maak daarom duidelijke afspraken om te voorkomen dat u moet betalen voor een subsidie die u niet heeft gekregen.