Welke exportdocumenten heeft u nodig?
Voor export heeft u vaak verschillende documenten nodig. Denk aan vervoersdocumenten, douanedocumenten, oorsprongsdocumenten en documenten van KVK. Welke documenten u nodig heeft, hangt af van onder meer het product, het land van bestemming en de manier van transport.
Kies het juiste vervoersdocument
Als u goederen naar het buitenland vervoert, heeft u een vervoersdocument nodig. Welk document u nodig heeft, hangt af van het vervoersmiddel dat u gebruikt.
Kijk welk vervoersdocument u nodig heeft
Uw vervoerder of buitenlandse klant kan vragen om een paklijst. Hierop staat welke goederen u verstuurt, hoe ze zijn verpakt en het gewicht en de grootte van de zending. Op de paklijst moeten dezelfde gegevens staan als op de handelsfactuur en het vervoersdocument.
Douanedocumenten bij export buiten de EU
Exporteert u goederen naar een land buiten de EU? Dan moet u uitvoeraangifte doen bij de Douane. Hiervoor heeft u een EORI-nummer nodig. Meestal regelt de vervoerder of douane-expediteur de douanedocumenten en aangifte voor u. U mag ook zelf aangifte doen.
Handelsfactuur
Bij export buiten de EU is een handelsfactuur vaak verplicht. Op de handelsfactuur staat informatie over:
- de verkoper
- de koper
- de goederen
- de waarde van de zending
- leveringsvoorwaarden
Douanes hebben de handelsfactuur nodig om invoerrechten en belastingen te bepalen.
Export- en oorsprongsdocumenten van KVK
Voor sommige exportzendingen heeft u exportdocumenten van KVK nodig. Bijvoorbeeld:
- Certificaat van Oorsprong
Met een Certificaat van Oorsprong (CvO) laat u zien waar een product gemaakt is. Als u exporteert naar een land buiten de EU, kan dat land vragen om een CvO. Bijvoorbeeld als er voor de import van producten uit bepaalde landen internationale sancties gelden.
- EUR.1-certificaat
Met een EUR.1-certificaat betaalt uw buitenlandse klant minder of geen invoerrechten als uw product voldoet aan bepaalde voorwaarden. Wel moet de EU een handelsverdrag hebben met het land van uw klant. Uw product moet ook voldoen aan de preferentiële oorsprongsregels die in het handelsverdrag staan.
- ATA-carnet
Neemt u tijdelijk producten mee naar een land buiten de EU, bijvoorbeeld voor een beurs of demonstratie? Dan kunt u een ATA-carnet gebruiken. Daarmee doet u met één document aangifte van uitvoer in Nederland en aangifte voor tijdelijke invoer in het andere land. Dat scheelt u tijd en geld.
Voor het aanvragen van een exportdocument bij KVK betaalt u een vast tarief.
Documenten laten legaliseren
Een handtekening op een document laten legaliseren is soms verplicht als u zakendoet in het buitenland. Met legalisatie bewijst u dat de juiste handtekening op een document staat. KVK kan veel exportdocumenten legaliseren.
U exporteert naar Turkijke: A.TR-certificaat
Exporteert u naar Turkije? Met het oorsprongsdocument A.TR-certificaat betaalt uw Turkse importeur geen invoerrechten.
Preferentiële oorsprongsdocumenten zelf maken
Er zijn ook preferentiële oorsprongsdocumenten die u zelf kunt maken. In een verklaring van preferentiële oorsprong staat of een product aan de oorsprongsregels voldoet. Soms heeft u een vergunning nodig.
Factuurverklaring bij waarde onder € 6.000
Is de waarde van de producten van preferentiële oorsprong lager dan € 6.000? Dan gebruikt u een factuurverklaring in plaats van een EUR.1-certificaat. Uw buitenlandse klant betaalt dan minder of geen invoerrechten.
Is de waarde van de producten meer dan € 6.000? Dan mag u zelf een factuurverklaring maken als u een van deze vergunningen heeft:
Vergunning Toegelaten Exporteur
Exporteert u vaak met een EUR.1-certificaat? Dan kunt een Vergunning Toegelaten Exporteur (TE) aanvragen bij de Douane. Met deze vergunning mag u zelf een factuurverklaring maken.
Registered Exporter
Sommige landen kennen de regeling Toegelaten Exporteur niet, maar wel de Registered Exporter (REX). REX is een registratie voor bedrijven die een preferentiële factuurverklaring bij export naar die landen willen gebruiken. Deze registratie vraagt u aan bij de Douane.
Controleer vooraf of de TE-regeling of de REX-regeling geldt voor uw exportland in het overzicht op kvk.nl.
Weet u niet zeker of uw product de preferentiële oorsprong heeft? KVK kan voor u de preferentiële oorsprong controleren.
Check of u andere exportdocumenten nodig heeft
Bij export kunt u ook te maken krijgen met documenten voor bepaalde producten en/of bepaalde landen, zoals:
- uitvoervergunningen
- exportverklaringen
Check welke documenten u nodig heeft
Check op Access2Markets welke documenten u nodig heeft als u exporteert naar landen buiten de EU. In de video ziet u hoe u Access2Markets gebruikt.