Uw administratie bij internationale handel

Zakendoen met andere EU-landen

Levert u goederen of diensten levert aan een ander EU-land? Dan moet u in elk geval dezelfde gegevens bijhouden als bij uw binnenlandse verkopen. Soms moet uw administratie ook voldoen aan extra eisen.

U moet in ieder geval:

• het btw-identificatienummer van uw klant controleren
• het btw-identificatienummer van uw klant in uw administratie bewaren

Bekijk op Belastingdienst.nl voor welke specifieke goederen en in bijzondere situaties andere regels gelden.

Bewaar bewijzen

U moet kunnen laten zien dat uw klanten ondernemer zijn in een ander EU-land. Bewaar daarom altijd:

• betaalbewijzen
• transportdocumenten
• correspondentie

Regels voor facturen bij zakendoen met andere EU-landen

Uw facturen moeten voldoen aan verschillende regels. U moet bijvoorbeeld de wettelijk verplichte gegevens op facturen zetten. En u moet facturen bewaren. Deze bewaartermijn hangt af van uw product of dienst.

Lees meer over de extra factuureisen voor het leveren van goederen voor als u levert naar een ander EU-land. Of de extra factuureisen voor het leveren van diensten voor als u levert naar een ander EU-land.

Administratie bij zakendoen met landen binnen en buiten de EU

Doet u niet alleen zaken binnen de EU, maar ook daarbuiten? Houd dit dan apart bij in uw administratie. Want er zijn andere eisen voor goederen en diensten leveren binnen en buiten de EU. Bij import uit en export naar landen buiten de EU moet uw administratie voldoen aan de algemene administratieve verplichtingen en aan extra verplichtingen.

Extra verplichtingen bij import uit niet-EU-landen

Importeert u producten of diensten uit landen buiten de EU? Dan moet u extra documenten in uw administratie bewaren. Zoals:

• kopie van de vrachtbrief
• betalingsbewijzen
• correspondentie
• douanedocumenten, zoals de invoeraangifte en eventuele vergunningen
• (eventueel) de factuur van de douane-expediteur

Extra verplichtingen bij export buiten de EU

Bij export naar landen buiten de EU moet u kunnen laten zien dat de goederen de EU uit zijn. Bewaar daarom deze documenten:

• alle douanedocumenten die u van de douane ontvangt op de plaats waar de goederen de EU verlaten
• een kopie van de vrachtbrief
• factuur van de vervoerder
• invoerbewijs van het land van bestemming
• correspondentie met uw buitenlandse klant (zoals een brief of e-mail)
• factuur aan de buitenlandse klant
• bewijs van de transportverzekering
• een kopie van de factuur die de Douane voor export heeft getekend, als u die heeft
• andere documenten die met de uitvoer te maken hebben, als u die heeft

Boot of motorrijtuig (auto) exporteren

Bij de export van een boot heeft u een extra verklaring nodig. Bij export van een motorrijtuig (zoals een auto) ontvangt u een uitvoerverklaring.

Meedoen aan CBS-onderzoek internationale handel

Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) publiceert gegevens over internationale handel in goederen. U krijgt een brief van het CBS als u hiervoor gegevens moet opsturen.

Lees meer over het CBS-onderzoek Internationale Handel in Goederen (IHG).