Zo stelt u een werkgeversverklaring op

Wat is een werkgeversverklaring?

Een werkgeversverklaring is een formulier waarop vragen staan over het contract en het inkomen van uw werknemer. Als werkgever kunt u antwoorden geven op dit formulier. Uw werknemer kan dit document nodig hebben voor een huurwoning, een lening of bij een hypotheekaanvraag voor een koopwoning.

Voorbeeld werkgeversverklaring

De werkgeversverklaring is een standaardformulier. De meeste banken hebben hun eigen model. Ook de Nationale Hypotheek Garantie (NHG) heeft een model-werkgeversverklaring. Welk model u ook gebruikt, u moet altijd dezelfde gegevens invullen.

NHG-werkgeversverklaring

Doet uw werknemer een aanvraag voor een hypotheek met Nationale Hypotheek Garantie? Gebruik dan de NHG-werkgeversverklaring of een model dat voldoet aan de eisen van de NHG. Het NHG-model is beschikbaar als interactieve pdf.

Werkgeversverklaring invullen

Laat het formulier altijd door een persoon invullen die het recht heeft om het formulier in te vullen. Gaat het om een papieren versie? Zorg dan voor 1 handschrift: het formulier is niet geldig met meerdere handschriften. Gebruik ook 1 kleur pen. Meestal is dat blauw. Voorkom aanpassingen en doorstrepen op het formulier. Bij een fout moet u een nieuw formulier invullen. Zorg dat alle velden zijn ingevuld of aangekruist.

Het formulier heeft een aantal vaste onderdelen:

• gegevens werkgever
• gegevens werknemer
• het soort contract
• verklaring voortzetting dienstverband: de intentieverklaring
• inkomen
• leningen / loonbeslag

Houd uw eigen KVK-nummer bij de hand. En verzamel vooraf onderstaande gegevens over uw werknemer. Dan kost het invullen van het formulier niet veel tijd.

• naam, adres, postcode, geboortedatum
• ingangsdatum van de dienst
• functie
• brutojaarsalaris
• vakantietoeslag
• onregelmatigheidstoeslag
• vaste 13e maand
• provisie
• eindejaarsuitkering
• overwerk
• eventueel door u verstrekte leningen
• eventueel loonbeslag

Houdt u op de werkgeversverklaring alvast rekening met een toekomstige salarisstijging? Dan moet u meestal in een bijlage op het briefpapier van uw bedrijf laten weten wanneer de stijging ingaat. En dat de stijging vast staat.

Werkgeversverklaring ondertekenen

De persoon die de werkgeversverklaring invult, zet ook de handtekening.

Elektronische handtekening

Degene die de lening geeft bepaalt of u een elektronische handtekening mag zetten. En welk soort elektronische handtekening is toegestaan. Moet u een handgeschreven handtekening zetten? Let dan op de eisen, zoals de kleur inkt.

Datum

De werkgeversverklaring moet altijd een datum hebben. Dat is belangrijk omdat de verklaring 3 maanden geldig is.

Bedrijfsstempel

Een firma- of bedrijfsstempel op het formulier is niet altijd verplicht. Heeft u geen bedrijfsstempel, maar moet u die wel plaatsen? Maak dan in een bijlage een extra verklaring met dezelfde gegevens op het briefpapier van uw bedrijf. Laat deze verklaring ondertekenen door dezelfde persoon die ook de werkgeversverklaring invult en ondertekent.

Wat is een intentieverklaring?

Een intentieverklaring is een verklaring over de wil om het dienstverband te verlengen. Zit uw werknemer nog in zijn proeftijd? Of heeft uw werknemer een arbeidscontract voor bepaalde tijd? Dan kunt u een intentieverklaring geven. Daarmee geeft u aan dat u van plan bent om de werknemer in vaste dienst te nemen. Als deze op hetzelfde niveau blijft presteren en de bedrijfsomstandigheden niet wijzigen.

De intentieverklaring is geen apart formulier, maar onderdeel van de werkgeversverklaring. Bij het onderdeel ‘Verklaring voortzetting dienstverband’ vult u ‘ja’ in en zet u een extra handtekening.