Stappenplan personeel aannemen

Bij het zoeken naar werknemers moet u zich houden aan regels voor gelijke behandeling van kandidaten. Zorg bijvoorbeeld voor een vacaturetekst waardoor iedereen zich welkom voelt om te reageren. En tijdens een sollicitatiegesprek mag u geen vragen stellen over gezondheid of privéleven. Zoals over iemands gezin of kinderwens.

Goede kandidaten vinden, begint bij een goede vacaturetekst en de juiste aanpak. Met deze tips van KVK maakt u een duidelijke vacaturetekst die goed gevonden wordt.

Lees meer over Diversiteit en inclusie (D&I) op het werk.

U mag alleen werknemers laten werken van wie u de identiteit kent en die in Nederland mogen werken. U moet dit altijd checken voordat u iemand voor zich laat werken. Dit heet verificatieplicht. Dit moet ook als u buitenlands personeel of stagiairs wilt aannemen. Controleer de identiteit door een geldig identiteitsbewijs te vragen, zoals een paspoort. Een rijbewijs of een verklaring van de Belastingdienst is geen geldig bewijs.

Let bij het identiteitsbewijs op:

• de pasfoto
• leeftijd en lengte
• handtekening
• nationaliteit
• geldigheid: check de datum
• echtheidskenmerken (zoals watermerk en documentnummer)

Gebruik het stappenplan verificatieplicht van de Nederlandse Arbeidsinspectie.

Neemt u iemand aan voor een functie waarin betrouwbaarheid of integriteit belangrijk is? Bijvoorbeeld omdat uw medewerkers werken met vertrouwelijke informatie of omgaan met geld? Screen de sollicitant dan eerst. Met een screening onderzoekt u of iemand betrouwbaar is. Zo beperkt u risico's. U kunt tijdelijke medewerkers ook screenen. Zoals interim-medewerkers, zzp'ers, uitzendkrachten, stagiairs en vrijwilligers. Lees meer over het screenen van sollicitanten en welke 5 stappen u altijd kunt doen.

Verwerk alle verplichte gegevens in uw administratie voordat uw werknemer begint.

Zoals:

• de gegevens van de loonheffingen
• een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer
• de loonstaat

Download een voorbeeld van een loonstaat op Belastingdienst.nl. Als u zelf een loonstaat maakt, moeten daarop dezelfde gegevens staan als op het voorbeeld.

Als u voor het eerst personeel aanneemt, moet u zich als werkgever aanmelden bij de Belastingdienst. U krijgt dan formulieren waarmee u de verplichte loonheffingen kunt regelen.

U moet veranderingen in uw personeelsbezetting ook doorgeven aan KVK. Geef wijzigingen altijd door aan KVK via het wijzigingsformulier.

Lees waar u rekening mee moet houden als u voor het eerst personeel aanneemt.

U moet uw werknemer duidelijk informeren over de belangrijkste arbeidsvoorwaarden zodat uw werknemer weet welke rechten die heeft. U kunt een arbeidsovereenkomst schriftelijk of mondeling afsluiten. Het is wel verstandig een arbeidsovereenkomst op papier vast te leggen, anders kan er verwarring ontstaan over de afspraken. Een aantal gegevens moet u altijd binnen 1 week en binnen 1 maand nadat uw werknemer in dienst is op papier laten weten.

In een arbeidsovereenkomst (ook wel arbeidscontract genoemd) legt u het salaris vast. U zet er ook in of u gebruikmaakt van een cao en of er een pensioenregeling is voor uw werknemer.

De meeste afspraken gaan over:

• salaris en loonstrook
• inhoudingen en verrekeningen op het salaris
• werktijden en arbeidsduur
• proeftijd
• vakantiedagen en feestdagen
• vakantiegeld

U moet uw werknemers:

• Vanaf 21 jaar in ieder geval het wettelijk minimumuurloon en vakantiebijslag betalen. Dit geldt ook voor flexwerkers en buitenlandse werknemers.
• Voor jongere werknemers van 15 tot en met 20 jaar geldt het minimumjeugduurloon.
• Voor werknemers van 13 en 14 jaar bestaat geen minimumjeugdloon. U spreekt samen af hoe hoog het loon is.
• Voor jongeren tot 18 jaar gelden ook regels voor bijvoorbeeld het soort werk en de werk- en rusttijden.

Kosten personeel aannemen

Naast salaris krijgt u met verschillende kosten te maken als u personeel aanneemt. Zoals vakantiegeld, loonheffingen en extra (secundaire) arbeidsvoorwaarden. Lees aan welke personeelskosten u moet denken en hoe u kunt besparen op uw personeelskosten.

Uw werknemer moet veilig en gezond kunnen werken. Dat staat in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). U moet volgens deze wet arbobeleid maken. Arbobeleid is alles wat u doet om uw werknemers veilig en gezond te laten werken.

U moet ook een basiscontract afsluiten met een arbodienstverlener. In het contract staat bij welke taken u zich moet laten ondersteunen door een arbodienst of bedrijfsarts. Bijvoorbeeld bij (langdurige) ziekte van uw werknemer. En het voorkomen van ziekteverzuim.

Als u 1 of meer werknemers heeft, moet u een risico-inventarisatie en -evaluatie maken. In de RI&E schrijft u op welke veiligheids- en gezondheidsrisico's er zijn voor uw personeel. En welke maatregelen u neemt om die te voorkomen. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert of u een RI&E heeft en kan u een boete geven.

Lees meer over het maken van een RI&E.

Als uw werknemer in Nederland werkt, moet u in Nederland sociale verzekeringspremies betalen. U betaalt de premies voor de werknemers- en de volksverzekeringen aan de Belastingdienst.

Eigenrisicodrager worden

U kunt er ook voor kiezen eigenrisicodrager te worden voor ziekte (Ziektewet) of arbeidsongeschiktheid (WGA). U betaalt dan minder premie voor de werknemersverzekeringen. Als uw werknemer ziek of arbeidsongeschikt wordt, dan betaalt u de uitkering in plaats van UWV.

Uw werknemer moet een Nederlandse zorgverzekering hebben. Is uw werknemer niet verzekerd, of betaalt hij de premie niet? Dan sluit het CAK een zorgverzekering af voor uw werknemer. U moet voor deze zorgverzekering de zorgpremie inhouden op het loon van uw werknemer. En betaalt de premie dan aan het CAK. Lees meer over de achterstand in het betalen van de zorgpremie bij het CAK.

U moet uw werknemer een pensioenregeling aanbieden als er een bedrijfstakpensioenfonds is of een beroepspensioenregeling voor uw sector. Of als u een cao heeft waar het in staat. Valt uw bedrijf daar niet onder? Dan kiest u zelf of u uw werknemers een pensioenregeling aanbiedt. Lees in het stappenplan pensioenregeling aanbieden hoe u pensioen voor uw werknemers regelt.