Stappenplan tijdelijk personeel inhuren
Huurt u tijdelijk personeel in? Dan moet u dezelfde arbeidsvoorwaarden aanbieden als aan uw vaste personeel. Huurt u iemand in via een bemiddelaar (intermediair)? Zorg dan dat u de Waadi-check doet. Voor buitenlands personeel gelden extra regels.
Als u personeel inhuurt via een intermediair (zoals een payrollbedrijf, of uitzend- of detacheringsbureau) moet u controleren of de intermediair voldoet aan de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (Waadi). Deze wet gaat uitbuiting van arbeidskrachten en fraude tegen.
U moet de identiteit controleren van nieuwe werknemers. U moet weten wie de sollicitant is en of die persoon bij u mag komen werken. Dit doet u door een geldig identiteitsbewijs te vragen. Dit moet ook als u personeel inhuurt via een intermediair. Of als u personeel via een aannemer of onderaannemer voor u laat werken.
Huurt u iemand in voor een functie waarin betrouwbaarheid (integriteit) belangrijk is? Dan kunt u de sollicitant screenen. Met een screening onderzoekt u of iemand betrouwbaar is. Zo kunt u risico's beperken. U kunt tijdelijke werknemers ook screenen.
De Belastingdienst kan u aansprakelijk stellen voor de loonheffingen en omzetbelasting die uw intermediair (zoals een uitzend- of detacheringsbureau) moet betalen. Betaalt de intermediair geen loonheffingen? Dan stuurt de Belastingdienst u een brief met een aanslag (beschikking). U kunt dit voorkomen door de uitlener te vragen een g-rekening te openen.
Gebruik een SNA-keurmerk
U kunt het risico op claims van de Belastingdienst beperken door te werken met uitzendbureaus met een SNA-keurmerk.
Als werkgever moet u zorgen voor een gezonde en veilige werkplek voor uw personeel. Dit geldt ook voor werknemers die u inhuurt via een intermediair en voor buitenlandse werknemers. In de Arbeidstijdenwet staat bijvoorbeeld hoelang uw werknemers per dag en per week mogen werken. En wanneer zij recht hebben op pauze.
Binnenkort nieuwe regels voor melden ongevallen
In juli 2027 komen er waarschijnlijk voor intermediairs, zoals een payrollbedrijf, uitzend- of detacheringsbureau, nieuwe regels voor het melden van arbeidsongevallen. Gebeurt er een ernstig of dodelijk arbeidsongeval met een uitzendkracht?
- Dan moet u het ongeval melden bij de Nederlandse Arbeidsinspectie én direct bij het uitzendbureau.
- Het uitzendbureau meldt het ongeval ook bij de Nederlandse Arbeidsinspectie.
- Het uitzendbureau controleert of u genoeg maatregelen heeft genomen om veilig te werken. Dit heet de vergewisplicht.
Het voorstel wordt nog besproken in de Tweede en Eerste Kamer.
Huurt u werknemers in via een intermediair? Dan moet u dat bedrijf informeren over welke arbeidsvoorwaarden u heeft voor uw eigen werknemers. Payrollkrachten krijgen minimaal dezelfde arbeidsvoorwaarden als de medewerkers die bij u in dienst zijn.
Iedere werknemer heeft recht op het wettelijk minimum(jeugd)loon en vakantiebijslag. Ook als u werknemers inhuurt, bent u er verantwoordelijk voor dat zij minimaal het minimum(jeugd)uurloon ontvangen.
Wat zijn mijn personeelskosten?
De infographic laat vier categorieën personeelskosten zien.
- De eerste categorie zijn de verplichte loonkosten. Hier vallen bijvoorbeeld onder: het bruto (minimum) maandloon, vakantiegeld van 8% en kosten die voortkomen uit CAO-afspraken.
- De tweede categorie zijn de loonkosten die je afspreekt. Dit heet ook wel de secundarie arbeidsvoorwaarden. Hier vallen bijvoorbeeld onder: auto of fiets van de zaak, reiskostenvergoeding en pensioenpremie. De pensioenpremie is soms verplicht vanuit de CAO.
- Dan zijn er de verplichte loonheffingen voor de werkgever. Dit zijn de premies volksverzekeringen, de premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet.
- Tot slot zijn er nog extra kosten voor personeel, die afhangen van uw bedrijf en uw afspraken met het personeel. Bijvoorbeeld kosten voor werkkleding, telefoon of computer of werkspullen.
Als u buitenlandspersoneel wilt inhuren moet u eerst personeel zoeken in Nederland, de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland. Alleen als u daar geen geschikt personeel kunt vinden, mag u ook zoeken in andere landen. Als u iemand van buiten de EER en Zwitserland inhuurt, moet u controleren of deze persoon een tewerkstellingsvergunning (TWV) heeft. Als u deze persoon inhuurt via een intermediair, moet de intermediair de TWC aanvragen.
Lees meer over personeel uit het buitenland
Werknemers uit Oekraïne aannemen
Een werknemer uit Oekraïne heeft onder bepaalde voorwaarden geen werkvergunning nodig om in Nederland te werken. U moet dan wel een melding maken bij UWV. De werknemer moet voor de vrijstelling van de werkvergunning een sticker of O-document van de IND hebben. Deze vrijstelling geldt niet voor werknemers uit Oekraïne met een tijdelijke verblijfsvergunning voor Oekraïne. Zij moeten wel een TWV hebben om in Nederland te werken.
Lees meer over werk voor Oekraïense vluchtelingen op Rijksoverheid.nl