Statuten opstellen, wijzigen en opvragen

Wat zijn statuten?

In de statuten staan de basisregels en afspraken voor uw organisatie. Bijvoorbeeld:

• hoe de bestuurders worden benoemd
• hoe besluiten worden genomen
• wie contracten mogen tekenen

Als het niet duidelijk is hoe uw organisatie te werk moet gaan, dan leest u in de statuten wat u moet doen. En welke gevolgen dat heeft.

Statuten verplicht bij rechtspersoon

Statuten zijn verplicht bij organisaties met rechtspersoonlijkheid, dus bij een:

• bv
• nv
• stichting
• vereniging
• coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij

U stelt statuten op bij oprichting

De statuten horen bij het verplichte document dat u samen met de notaris opstelt bij de oprichting van een rechtspersoon. Dit document heet de oprichtingsakte. De notaris bespreekt met u de inhoud van de statuten. U betaalt de notaris hiervoor. Vraag daarom vooraf aan de notaris wat het kost om de statuten te laten maken.

Statuten aanpassen

Wilt u later de statuten aanpassen? Dan moet de notaris dit voor u doen. De notaris maakt een akte van statutenwijziging. Dit is wettelijk verplicht. Statuten wijzigen bij de notaris kost geld.

Statuten deponeren en opvragen bij KVK

Meestal geeft de notaris de statuten digitaal door aan KVK. Dit heet deponeren. Ook een statutenwijziging geeft de notaris aan KVK door.

Iedereen kan de statuten opvragen bij KVK.

Wat staat er in de statuten?

In de statuten staan altijd:

• de naam van de organisatie
• de vestigingsplaats

Ook moeten sinds 1 juli 2021 alle rechtspersonen een belet- en ontstentenisregeling in de statuten hebben. Hiermee beschrijft u wat er gebeurt als een bestuurder tijdelijk of permanent niet kan meebeslissen. Heeft u dit nog niet? Dan moet u dit bij de eerstvolgende wijziging van de statuten vastleggen.

Wat er verder in de statuten moet staan, hangt af van de rechtsvorm die u heeft gekozen:

Bv en nv

• omschrijving van de werkzaamheden
• doel van de bv of nv
• de waarde van de aandelen
• hoe bestuurders worden benoemd
• wie wat mag in de organisatie (bevoegdheden)
• manier van vergaderen

Stichting

• doel van de stichting
• hoe bestuurders worden benoemd en ontslagen
• waar het geld naartoe gaat als de stichting stopt

Vereniging (met volledige rechtsbevoegdheid)

• doel van de vereniging
• verplichtingen van de leden tegenover de vereniging
• hoe de leden worden uitgenodigde voor de Algemene Ledenvergadering
• waar het geld van de vereniging heen gaat als de vereniging stopt

Andere rechtsvormen

Andere rechtsvormen zoals de coöperatie en de onderlinge waarborgmaatschappij hebben ook statuten. Rechtsvormen die geen rechtspersoonlijkheid hebben (zoals de eenmanszaak en vof), hebben geen notariële statuten. Een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid kan onderhandse statuten hebben, maar het hoeft niet.

Huishoudelijk reglement voor een vereniging of stichting

Naast statuten van uw vereniging of stichting kunt u ook een huishoudelijk reglement maken. Daarin regelt u de praktische, dagelijkse zaken binnen de vereniging of stichting. Bijvoorbeeld afspraken over het bijhouden van de financiële administratie of regels op het gebied van kleding.

Een huishoudelijk reglement kunt u zelf maken en aanpassen. U hoeft hiervoor niet naar de notaris. Het huishoudelijk reglement is niet openbaar.

Huishoudelijk reglement en statuten

Een huishoudelijk regelement is een aanvulling op de statuten. Als het huishoudelijk reglement iets anders zegt dan de statuten, dan geldt wat in de statuten staat.

Aandeelhoudersovereenkomst voor een bv of nv

Naast de statuten van uw bv of nv kunt u een aandeelhoudersovereenkomst maken. Dat kan alleen als er meerdere aandeelhouders zijn. Hierin kunt u extra afspraken maken. Bijvoorbeeld over het wel of niet uitkeren van winst. Of het verplicht aanbieden van aandelen als een aandeelhouder overlijdt of arbeidsongeschikt wordt.

Een aandeelhoudersovereenkomst kunt u zelf maken en aanpassen. U hoeft hiervoor niet naar de notaris. Een aandeelhoudersovereenkomst is niet openbaar.

Aandeelhoudersovereenkomst en statuten

Als de aandeelhoudersovereenkomst iets anders zegt dan de statuten, dan geldt meestal wat in de statuten staat. In sommige gevallen kan de aandeelhoudersovereenkomst voorrang hebben op de statuten. Bijvoorbeeld als dit in de overeenkomst is afgesproken. En als dit niet slecht is voor de bv of nv.